Imagine que tiene reunión con su jefe a las 8 de la mañana, pero antes debe terminar el informe que le pidieron la semana pasada. Debe llamar a los proveedores, organizar la visita al cliente, coordinar entregas y todo antes del mediodía, porque como dicen por ahí “¡necesitamos eso para ya!” y usted responde: ¡Mucho trabajo, imposible!
Priorizar tareas es parte fundamental para rendir en el trabajo y puede ayudarle a evitar escenarios caóticos en su trabajo. Por ejemplo, Greg Keown, autor del bestseller Esencialismo: Logra el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzos, dice que: “Si no prioriza su tiempo, alguien más lo hará por usted”.
Por eso aquí le tenemos 10 claves para que pueda organizar mejor su tiempo:
1. Si tiene mucho trabajo, registre los pendientes
Para Carlos Suenes, CEO de runrun.it, un software de gestión de tareas y desempeño, es vital anotar una lista de pendientes.
En una libreta o cuaderno anote todas sus peticiones, prioridades, tareas y actividades del día o la semana. Esto le ayudará a organizar su tiempo y a tener presente todo lo que tiene sin resolver aún.
2. Determine los objetivos principales
Suenes también recomienda elaborar una lista de sus metas principales para el día o la semana y enfóquese en ellos. Esto le ayudará a mantener la atención en ellos y adelantar todo lo que tiene que hacer para alcanzarlos.
3. Use la regla 80/20
Determine qué 20% de las actividades producirá el 80% de los resultados que espera conseguir. Esto se conoce en estadística como el Principio de Pareto, y establece que en cualquier población que contribuye a un efecto común, es una proporción pequeña la que contribuye a la mayor parte del efecto.
Esto quiere decir que algunas tareas largas y complicadas pueden ser las que más resultados le ayuden a alcanzar, por eso hay que darles prioridad. Esto le ayudará a cumplir más rápido sus metas.
4. Diseñe un sistema de planificación
Greg Keown sugiere que es necesario tener un sistema de clasificación. En esta etapa debe tener en cuenta cómo algunas de sus responsabilidades afectan a los demás, por ejemplo, alguien podría necesitar algo de usted con el fin de hacer su trabajo.
Para poder hacer esto es clave que use un sistema de clasificación para empezar a planificar. Por ejemplo:
“A” para las tareas con alta prioridad que deben ser realizadas inmediatamente.
“B” para las tareas moderadamente importantes que pueden ser realizadas después de las tareas “A”.
“C” para las tareas con menor importancia que se pueden completar luego.
5. Use un horario
Establezca plazos para cada tarea y estime el tiempo que puede tomar hacerla. Esto le ayudará a establecer límites y a cumplir con límites de entrega.
6. Aprenda a decir no y a desechar tareas
Según Reid Hoffman, fundador de LinkedIn, “los empresarios tienen éxito cuando dicen ‘sí’ al proyecto correcto, en el momento adecuado, de la manera correcta. Para lograr esto, tienen que ser buenos para decir ‘no’ a todas sus otras ideas”. En algunos casos hay que ser realista y aceptar que hay tareas que no va a realizar, ya sea por tiempo o porque no son de importancia para sus objetivos. Haga una purga de aquells que podrían consumir tiempo y que no aportan mayor cosa o rechace las que crea que tampoco van a aportar nada.
7. Agrupe tareas
Si tiene tareas similares procure agruparlas y trate de hacerlas simultáneamente. Pero tenga cuidado, esto solo funciona si son parecidas o si puede usar materiales, datos o elementos para completarlas.
8. Al mal paso darle prisa
Haga las tareas que menos quiere completar primero. Esto le permitirá salir de ellas y hacer tareas más amables el resto del día.
9. Tómese el tiempo de organizarse
Keown recomienda tomarse los primeros momentos del día para organizar su día no es cuestión de anotar simplemente lo que tiene que hacer, reflexione un poco antes de darle la importancia a cada una de las tareas y comenzar a hacerlas. Entre mejor organice su tiempo, mejores resultados tendrá.
10. Aprenda a delegar
Para Suenes es importante apoyarse en su equipo. Muchas personas piensan que si una tarea no está hecha por ellos va a quedar mal, pero delegar tareas puede ayudarle a conseguir sus objetivos.
