Los jefes no solo son líderes, también son madres y padres, hijos, amigos, parejas e individuos que requieren tiempo para sí mismos y su seres queridos.
Vivimos un momento frenético, en el que se quiere todo para ya. Afortunadamente las personas están empezando a ser conscientes de la importancia de desacelerarse y utilizar estrategias que les permitan manejar su tiempo efectivamente. Algunas de estas técnicas son:
1. Planear y priorizar
Cuando tenemos claras nuestras metas y prioridades es posible determinar qué actividades debemos llevar a cabo para cumplir con nuestros objetivos personales y laborales. Existen diferentes sistemas y aplicaciones que nos pueden ayudar en este proceso y así pasar de una simple lista de cosas por hacer, a contar con un método estructurado que nos permita organizar nuestra agenda, planear nuestro día y establecer plazos.
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2. Hacer seguimiento
Muchas veces no somos conscientes de cuánto tiempo invertimos en cada actividad. Un ejercicio muy útil es llevar un registro, por dos semanas, en el que anotemos cuánto tiempo dedicamos a cada tarea. Una vez concluido, podemos revisar de qué manera estamos usando el tiempo y decidir cuáles son las actividades que realmente generan valor y cuáles no están alineadas con nuestras prioridades y podemos dejar a un lado.
3. Iniciar el día con las actividades más importantes
La mayoría de personas se sienten con más energía al iniciar el día, les es más fácil concentrarse y llevan a cabo tareas con mayor agilidad. Por esta razón es recomendable realizar las actividades más importantes al inicio del día y realizar una actividad a la vez. Especialmente cuando se trata de aquellas que requieren creatividad y atención.
4. Tomar la decisión de no procrastinar
Si las personas se quedan esperando hasta sentir ganas de hacer algo, corren el riesgo de caer en la procrastinación. Muchas veces el antídoto para dejar de procrastinar es iniciar la actividad así no se sienta mucha motivación. En muchos casos el impulso llega a medida que la mente se enfoca en la tarea.
5. Descansar y recargarse
Somos más productivos cuando hemos descansado. Tanto dormir bien como hacer pausas es importante. Las actividades en las que descargamos el estrés y nos recargamos de energía son fundamentales para ser efectivos. Incorporar este tipo de hábitos en nuestra rutina, así como eliminar hábitos que desgastan nuestra energía, nos ayudará a hacer más en menos tiempo.
6. Eliminar las distracciones
Las alertas del email y las redes sociales nos hacen perder concentración y se pueden convertir en una gran distracción. Es mejor establecer un momento, preferiblemente hacia el final del día, para revisar y contestar mensajes y correos electrónicos.
7. Decir que no
Sí es posible decir “no” sin dañar las relaciones. Si tratamos de complacer a todo el mundo dejaremos de lado nuestras prioridades y necesidades. Aprender a decir no con amabilidad y cortesía es una de las habilidades que los líderes deben desarrollar para manejar efectivamente su tiempo.
8. Delegar
Los líderes que quieren hacerse cargo de todo terminan focalizándose en lo operativo y dejando a un lado lo estratégico. Uno de los beneficios de contar con un equipo es poder delegar tareas que le permitan al líder invertir su tiempo en las actividades donde genera más valor.
9. Liderar reuniones efectivas
Al liderar una reunión es importante prepararla con anterioridad, definiendo objetivos, estructurando la agenda y conduciendo la reunión de tal forma que las personas se enfoquen, sean concretas y respeten los tiempos acordados.
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