Los correos electrónicos, o e-mails, siguen siendo una de las formas más comunes para comunicarse en el trabajo, pero hay que tener en cuenta ciertas normas para escribirlos bien.
Mala gramática y ortografía
Esta es una de las fallas que no se puede cometer cuando se redacta un correo. Una buena escritura es esencial para no parecer descuidado o poco profesional. Hay que tener en cuenta la coherencia gramatical. Procure revisar la estructura de las oraciones y la ortografía.
“Responder a todos”
A menos que la información de un correo sea relevante para todos los destinatarios, no debería usar de más esta opción. Por ejemplo, en ocasiones no es necesario responderle a todos los que están incluidos en un correo cuando se está dando una información puntual, en algunos casos podría generar confusión entre los que hacen parte de la cadena.
Destinatario equivocado
Fíjese bien en que la persona a la que le va a enviar el correo es la indicada. A veces, puede enviarle información que no corresponde a las personas que no son las precisas y volverse un problema. Puede que si se confía nunca reciba la respuesta que esperaba porque se confundió de destinatario. Como remitente, es su obligación revisar uno a uno los destinatarios antes de pulsar “Enviar” para no equivocarse, enviar información confidencial a otras personas o perder tiempo en rectificaciones.
No cambiar el asunto del correo
En ocasiones ponemos nuestra atención en el cuerpo del correo y no en el asunto. Esto puede crear confusiones ya que se puede una cadena de correos electrónicos inmensa con un “Saludo” como asunto que impiden ordenarlos o buscar información.
Abusar del campo de copia oculta o no ocultar a las personas que debe
Las opciones BCC o CCO sirven para enviar un correo a múltiples destinatarios sin que unos vean las direcciones de correo de los otros. En ámbitos empresariales no es necesario usar esta opción, sin embargo, en caso de enviar correos masivos a bases de datos es mejor usar esta opción para cuidar los datos personales de clientes.
Enviar e-mails en la noche
Evite responder correos electrónicos cansado, esto nunca es una buena idea. En primer lugar, la hora puede que no sea cómoda para el destinatario, y si está muy cansado puede cometer errores de información o de escritura. Lo mejor es enviarlos temprano en la mañana o programar el envío.
Ignorar un correo
No responderle a un cliente, a un colega o a un subalterno puede enviar un mensaje negativo. Incluso, algunas veces, una actualización sobre el progreso de una solicitud de empleo servirá para mostrar algo de interés. Algunos correos permiten establecer alarmas y recordatorios, como en Google Alerts, para responder el e-mail.
“A quien corresponda”
Usar expresiones expresiones como “a quien corresponda” o “a quien interese” pueden dar la impresión de menos credibilidad. Si no encuentra el nombre de la persona a la que debería dirigir el correo diríjase al departamento encargado.
