Aplicaciones y consejos para hacer exitosas reuniones de trabajo en casa
Óscar Mena
Trabajar en casa no debe ser un padecimiento, sobre todo cuando no se sabe hasta cuándo este será su lugar permanente, por eso es indispensable tener un espacio para sentarse y realizar sus actividades diarias en paz, sobre todo cuando esas responsabilidades incluyen reuniones de trabajo colaborativo.
Para lograr reuniones exitosas es importante fortalecer sus habilidades de comunicación digitales y usar las aplicaciones correctas.
“Lo importante para este caso es no quedarse quieto, ni abordar el tema desde el ego, sino de una posición de constante aprendizaje. No se preocupe por tener un computador de última tecnología, porque la mayoría de herramientas trabajan desde la nube”, cuenta Jorge Restrepo, consultor de transformación digital y panelas del programa radial #AmigosTIC.
Antes de iniciar con estas recomendaciones analice si realmente necesita hacer sus reuniones en videollamadas, ya que como lo explica Restrepo, hay que racionar el consumo de internet. “El mensaje desde Asomovil y la Vicepresidencia Digital de la ANI (Agencia Nacional de Infraestructura) es que no saturemos la red, porque las conexiones en el país no están diseñadas para soportar toda la demanda de videoconferencias”.
Para empezar su reunión
Por fortuna para la empresas, instituciones educativas y organizaciones, compañías de servicios digitales como Skype, Teams, Zoom, Anymeeting, entre otras, han abierto sus plataformas para uso gratuito durante de la cuarentena que se vive a nivel mundial.
“En lo personal me gusta Teams porque permite tener una mayor trazabilidad en las tareas, es decir, a la hora de compartir documentos o dudas en donde todos los miembros del equipo estemos trabajando en un mismo formato”, cuenta Restrepo.
Por otro lado están Skype, que soporta hasta 50 personas en video; Zoom, que permite seleccionar hasta 5 anfitriones que puede llevar el control de la reunión; Meets de Google, que está equipado con toda la Suite del buscador; Anymeeting, que permite compartir toda clase de archivo en tiempo real, y Appear.in, que no necesita ser instalada para tener una reunión espontánea.
“Sin embargo, es necesario que el usuario tenga mucha paciencia, ya que será normal que se caigan de vez en cuando las videollamadas, y más si vive en un edificio donde todos estén teletrabajando, viendo Netflix o jugando en línea”, recomienda Restrepo.
Las habilidades que necesita
Una vez tenga claro cuál es la plataforma que desea utilizar, Restrepo recomienda tener empatía por todo el equipo de trabajo, ya que es algo a lo que la mayoría de colombianos se está enfrentando por primera vez.
“Usted puede ser una persona que tiene una muy buena expresión oral, pero debe tener en cuenta que si se trata de una llamada se pierde esa capacidad tan potente de la comunicación. Por eso, analice su discurso y ordene sus palabras, porque se pueden prestar para mal entendidos, se pueden confundir los tonos e incluso alguien se puede llegar a sentir ofendido porque la sensibilidad está a flor de piel, entonces vaya experimentando”, dice Restrepo.
Por otro lado, el experto recomienda dejar en claro cuál va a ser el canal para compartir documentos, si la misma plataforma, el correo electrónico o WhatsApp. A esto también le suma unas reglas durante la reunión digital, como por ejemplo, pedir la palabra por el chat y que el moderador la conceda, ser estrictos con la puntualidad de la reunión y silenciar el micrófono cuando no tiene la palabra.
“Vale la pena destacar que lo más importante de la reunión no son las herramientas, sino la disposición de las personas para esta. Siempre tiene que haber un líder digital con la capacidad y empatía de coordinar y hacer llegar el mensaje a cada uno de los miembros del equipo”, comenta Restrepo.
La ventaja de las reuniones digitales
Sin duda, la primera ventaja de estas reuniones es que pueden empezar a tiempo porque no existe la excusa clásica del trancón, ni hay espacio para hablar de otras cosas que no sean netamente del tema en cuestión.
“En lo digital vamos más al punto, no hay espacio para la improvisación y tienen un tiempo establecido según el tópico. Por ejemplo, ayer estuve en una reunión que pasada la hora ya no estaba concentrado, entonces deben entender que el tiempo de estar reuniones son mucho más cortas, pero siempre depende del tema a tratar”, concluye Restrepo.